企業(yè)辦展會(huì)如何高效邀約媒體？——媒體管家上海軟聞專業(yè)指南

一、明確邀約目標(biāo)：媒體邀約不是“廣撒網(wǎng)”，而是“精準(zhǔn)狙擊”

1. 核心目標(biāo)拆解

1. 品牌曝光：通過(guò)媒體報(bào)道擴(kuò)大展會(huì)知名度，吸引潛在客戶/合作伙伴。

2. 行業(yè)背書：借助權(quán)威媒體(如央視、行業(yè)垂直媒體)提升展會(huì)專業(yè)性與權(quán)威性。

3. 內(nèi)容沉淀：通過(guò)視頻、圖文報(bào)道形成長(zhǎng)期傳播素材，延長(zhǎng)展會(huì)影響力周期。

2. 目標(biāo)媒體篩選邏輯

1. 按傳播范圍分層：

1. 國(guó)家級(jí)媒體(如央視財(cái)經(jīng)、新華網(wǎng))：適合發(fā)布行業(yè)趨勢(shì)、重大成果。

2. 區(qū)域性媒體(如上海電視臺(tái)、地方日?qǐng)?bào))：精準(zhǔn)覆蓋本地參展商與觀眾。

3. 垂直領(lǐng)域媒體(如《財(cái)經(jīng)》《36氪》)：深度觸達(dá)行業(yè)從業(yè)者與投資者。

2. 按傳播形式分層：

1. 傳統(tǒng)媒體(電視、報(bào)紙)：適合權(quán)威背書與深度報(bào)道。

2. 新媒體(直播、短視頻、自媒體)：適合年輕化傳播與互動(dòng)裂變。

二、全流程邀約步驟：從籌備到落地，分階段推進(jìn)

階段1：展會(huì)前30-45天——媒體資源庫(kù)搭建與初步邀約

1. 制作媒體邀約清單

發(fā)送定制化邀約函

1. 內(nèi)容要點(diǎn)：

1. 展會(huì)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、核心亮點(diǎn)(如新品發(fā)布、行業(yè)論壇)。

2. 媒體專屬權(quán)益(如專訪機(jī)會(huì)、VIP通行證、資料包)。

電話跟進(jìn)確認(rèn)意向

1. 話術(shù)要點(diǎn)：

1. 強(qiáng)調(diào)展會(huì)獨(dú)特性(如“本次展會(huì)將發(fā)布行業(yè)首個(gè)XX標(biāo)準(zhǔn)”)。

2. 解答媒體疑問(wèn)(如采訪流程、設(shè)備支持)。

階段2：展會(huì)前7-15天——二次確認(rèn)與細(xì)節(jié)敲定

1. 發(fā)送補(bǔ)充材料

1. 包括最新議程、嘉賓名單、展位分布圖、往屆媒體報(bào)道案例。

2. 確認(rèn)媒體需求

1. 是否需要采訪間、直播設(shè)備、同聲傳譯等支持。

階段3：展會(huì)前1-3天——最終確認(rèn)與現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備

1. 發(fā)送溫馨提醒

1. 包含天氣預(yù)報(bào)、交通指南、現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)系人信息。

2. 設(shè)立媒體服務(wù)中心

1. 配備簽到臺(tái)、資料領(lǐng)取區(qū)、休息區(qū)、充電設(shè)備。

媒體管家上海軟聞的核心優(yōu)勢(shì)：資源+技術(shù)+服務(wù)三重保障

1. 超4萬(wàn)家媒體資源庫(kù)

1. 覆蓋類型：

1. 電視媒體：央視財(cái)經(jīng)、東方衛(wèi)視、北京電視臺(tái)等。

2. 網(wǎng)絡(luò)媒體：人民網(wǎng)、新華網(wǎng)、騰訊新聞等。

3. 垂直媒體：《證券時(shí)報(bào)》《虎嗅》《36氪》等。

4. 自媒體/KOL：科技領(lǐng)域頭部博主、財(cái)經(jīng)領(lǐng)域意見(jiàn)領(lǐng)袖。

2. AI智能邀約系統(tǒng)

1. 功能亮點(diǎn)：

1. 媒體畫像匹配：根據(jù)展會(huì)主題自動(dòng)推薦匹配度最高的媒體。

2. 邀約進(jìn)度追蹤：實(shí)時(shí)查看媒體確認(rèn)狀態(tài)、反饋意見(jiàn)。

3. 數(shù)據(jù)報(bào)表生成：自動(dòng)統(tǒng)計(jì)邀約成功率、媒體類型分布等。

3. 全案執(zhí)行服務(wù)

1. 展前：媒體邀約、新聞通稿撰寫、傳播策略制定。

2. 展中：現(xiàn)場(chǎng)采訪協(xié)調(diào)、直播技術(shù)支持、素材實(shí)時(shí)分發(fā)。

3. 展后：報(bào)道匯總分析、二次傳播策劃(如剪輯短視頻、發(fā)布白皮書)。

常見(jiàn)問(wèn)題解答(Q&A)

Q1：小型展會(huì)如何低成本邀約媒體?

A：優(yōu)先選擇本地媒體、垂直領(lǐng)域自媒體，通過(guò)提供獨(dú)家素材(如高管專訪、產(chǎn)品體驗(yàn))吸引合作。

Q2：如何避免媒體“放鴿子”?

A：

1. 提前簽訂合作協(xié)議，明確違約責(zé)任。

2. 展會(huì)前3天再次電話確認(rèn)，并發(fā)送詳細(xì)行程單。

3. 準(zhǔn)備備用媒體名單，確保關(guān)鍵環(huán)節(jié)有報(bào)道覆蓋。

Q3：如何評(píng)估媒體邀約效果?

A：

· 量化指標(biāo)：報(bào)道數(shù)量、閱讀量、直播觀看量、社交媒體互動(dòng)量。

· 質(zhì)化指標(biāo)：媒體報(bào)道角度、行業(yè)影響力、是否引發(fā)二次傳播。

總結(jié)：媒體邀約的“黃金法則”

1. 精準(zhǔn)匹配：媒體類型與展會(huì)主題高度契合。

2. 價(jià)值互換：提供媒體獨(dú)家權(quán)益(如專訪、數(shù)據(jù)包)。

3. 全程服務(wù)：從邀約到展后傳播形成閉環(huán)。

媒體管家上海軟聞憑借10年行業(yè)經(jīng)驗(yàn)與全國(guó)媒體資源網(wǎng)絡(luò)，已為2000+企業(yè)提供展會(huì)媒體邀約服務(wù)，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)品牌聲量與商業(yè)價(jià)值的雙重提升。

媒體管家上海軟聞——讓每一次發(fā)聲，都成為品牌價(jià)值的放大器

媒體管家【www.zkbolin.com】隸屬于上海軟聞網(wǎng)絡(luò)科技有限公司，是國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的媒體公關(guān)服務(wù)商。專注于提供全國(guó)各地媒體統(tǒng)籌與媒體發(fā)布服務(wù),主要服務(wù)形式包括媒體策略定制、媒體方案執(zhí)行、媒體邀約與統(tǒng)籌、媒體群訪專訪、視頻直播、圖片直播、網(wǎng)紅主播經(jīng)紀(jì)、撰稿及軟文發(fā)布等。目前全國(guó)各類合作媒體資源超過(guò)4萬(wàn)余家,涵蓋各地廣播電視臺(tái)、報(bào)紙雜志、視頻媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體、垂直媒體、地方媒體、自媒體及網(wǎng)紅主播資源。全國(guó)媒體邀約合作咨詢：135-0169-8868